หน่วยที่ 6

หน่วยที่ 6 นวัตกรรมการเรียนการสอน

สื่อการสอน Power Point

เทคนิคการนำเสนอ

 1.  ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับการนำเสนอ

            การนำเสนอเป็นหนึ่งในทักษะที่ทุกคนจะต้องฝึกฝนให้เกิดขึ้นแก่ตน   เพราะเป็นทางนำมาซึ่งความสำเร็จในการนำผลงาน แผนงาน  โครงการและความคิดต่างๆ   เสนอเพื่อให้มีการรับรอง  หรือ  อนุมัติ  นับว่าเป็นสิงสำคัญอย่างยิ่งในการทำงานและการดำเนินชีวิต  เป็นที่น่าเสียดายที่รายงานต่างๆ   ซึ่งจัดทำมาอย่างดีด้วยความวิริยะอุตสาหะ  ใช้เวลามากมายกลับไม่ได้รับความสนใจ  และ ไม่เป็นที่ยอมรับ  ความคิดที่ดีมีคุณค่าได้จัดทำขึ้นเป็นแผนงาน หรือ โครงการดีๆ ผ่านการศึกษาและวิเคราะห์เป็นอย่างดีมาแล้ว  กลับไม่ได้รับการอนุมัติเพียงเพราะขาดการนำเสนอที่ดี

            หากท่านมีความคิดว่าจะทำอะไร ( Idea )  หรือมีความคิดเห็น และข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์  นำมาจัดทำเป็นแผนโครงการที่รอบคอบ สมบูรณ์  แต่ไม่สามารถนำเสนอให้ผู้มีอำนาจตัดสินใจ  สนใจ  และเข้าใจถึงความจำเป็น  ความสำคัญ  และเห็นคุณค่าจนเกิดการยอมรับ  ก็จะเกิดการสูญเปล่าทั้งความคิด และเวลาจนอาจเป็นผลให้เกิดความท้อแท้ใจ  และท้อถอยหมดกำลังใจทำงานก็เป็นได้

             การที่จะประสพความสำเร็จ  ในการนำเสนอจะต้องมีความเข้าใจในความหมาย  และความสำคัญของการนำเสนออย่างถ่องแท้  รู้รูปแบบของการนำเสนอ  รู้ลักษณะของการนำเสนอที่ดี  เสริมสร้างคุณสมบัติของตน และ พัฒนาทักษะในการนำเสนอ

              ความหมายของการนำเสนอ

                 การนำเสนอ ( presentation ) เป็นวิธีการในการสื่อสารถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับงาน  แผนงาน  โครงการ  ข้อเสนอ  ผลการดำเนินงานและเรื่องต่างๆ เพื่อความเข้าใจ และจูงงใจอาจรวมถึงการสนับสนุนและอนุมัติด้วย

                 จากความหมายที่กล่าวข้างต้น  การจัดทำรายงานต่างๆจึงเป็นการนำเสนอเกี่ยวกับผลการดำเนินงาน  และเรื่องต่างๆที่ได้รับมอหมายให้ปฏิบัติ  ส่วนการเสนอความคิดว่าจะทำอะไร  ความเห็น และ ข้อเสนอแนะอาจจัดทำในรูปแผนงาน ( plan )  โครงการ (project )   ข้อเสนอ (proposal)   หรือ ข้อเสนอแนะ ( suggestion ) ก็ได้

 วัตถุประสงค์ของการนำเสนอ

                การนำเสนออาจมีความต้องการอย่างใดอย่างหนึ่ง  หรืออาจหลายอย่างเพื่อให้เกิดความเข้าใจ  เพื่อโน้นน้าวใจ  เพื่อให้พิจารณาผลงาน  เพื่อให้เห็นด้วย  ให้การสนับสนุน  หรืออนุมัติ

                จากวัตถุประสงค์โดยรวม  สามารถใช้การนำเสนอเป็นจุดประสงค์เฉพาะ  ดังนี้

                                1.   การต้อนรับ

                           2.   การบรรยายสรุป

                           3.   การประชาสัมพันธ์

                           4.   การขาย  การแนะนำสินค้าหรือบริการ

                           5.   การเจรจาทำความตกลง

                           6.   การเจรจาต่อรอง

                           7.   การส่งมอบงาน                 

                           8.   การฝึกอบรม

                           9.   การสอนงาน

                           10.  การรายงาน

                      โดยทั่วไป  การนำเสนอควรจะมุ่งเน้นในวัตถุประสงค์ที่เฉพาะเจาะจง  ไม่ควรจะนำเสนอด้วยวัตถุประสงค์ที่มากมายหลายด้าน  จนเป็นเหตุให้ไม่สามารถจะบรรลุผลได้อย่างแท้จริง

ความสำคัญของการนำเสนอ

                       การนำเสนอมีคุณค่าเป็นพิเศษ  ทำให้ความคิดความเห็นของผู้นำเสนอ  ได้มีการถ่ายทอดไปยังผู้รับการนำเสนอ  หากผู้เสนอมีเทคนิคการนำเสนอที่ดี  ก็จะทำให้น่าสนใจ  น่าพิจารณาและประสพผลสำเร็จเป็นที่ยอมรับ  ในทางตรงกันข้ามหากการนำเสนอขาดเทคนิคที่ดี  ก็จะให้ความคิด  ความเห็น และรายงาน  ตลอดจนข้อเสนอต่างๆไม่น่าสนใจ  และไม่ได้รับการพิจารณา  การเตรียมการ และ การใช้เวลาการนำเสนออย่างมากมายก็จะไม่เป็นผล  ทำให้เกิดการสูญเปล่า

                       การนำเสนอที่ดีจะทำให้ผู้รับการนำเสนอมีความพึงพอใจให้ความเคารพ  ในความคิดของผู้นำเสนอ มีความชื่นชม  และ ให้เกียรติยอมรับยกย่อง  การนำเสนอก็จะได้รับผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์

  รูปแบบของการนำเสนอ

                        การนำเสนอมีได้หลายรูปแบบ  ซึ่งจะต้องพิจารณาเลือกใช้รูปแบบให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ  และ ความต้องการของผู้รับการนำเสนอ  โดยทั่วไปจะมีการใช้อยู่ สองรูปแบบได้แก่

                            1.  แบบสรุปความ ( qutline )

                            2.  แบบเรียงความ  ( essay )

                        แบบสรุปความ  คือ  การนำเสนอเนื้อหาทั้งที่เป็นข้อเท็จจริง  ความคิดเห็น  และ  ข้อพิจารณาเป็นข้อๆ

                        แบบเรียงความ  คือ  การนำเสนอด้วยการพรรณนา  ถึงเนื้อหาละเอียด

                        การเลือกใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง  จะต้องคำนึงถึงความเหมาะสม และ สถานการณ์ในการนำเสนอ  การนำเสนอแบบสรุปความมักใช้ในการนำเสนอ  ข้อมูลอันประกอบด้วย  ข้อเท็จจริง  สิ่งที่ค้นพบ  เพื่อให้ผู้รับการนำเสนอรับรู้อย่างรวดเร็ว  ส่วนการนำเสนอแบบเรียงความ  มักใช้ในการนำเสนอความคิดเห็น  และการให้เหตุผลโน้นน้าวชักจูงใจ ซึ่งจะต้องมีการอรรถาธิบาย  ในรายละเอียดต่างๆประกอบการนำเสนอ

                        การเลือกใช้รูปแบบของการนำเสนอ  จะพิจารณาปริมาณของเนื้อหาสาระ  วัตถุประสงค์  และ จุดมุ่งหมายที่ต้องการบรรจุ  การเร้าความสนใจ  สถานการณ์ในการนำเสนอ  และ  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้รับการนำเสนอกับผู้นำเสนอ

           ในการนำเสนอข้อมูลเพื่อการพิจารณา  จะนิยมใช้ตาราง  และ  แผนภาพ ประกอบ  เพื่อการวิเคราะห์หรือเปรียบเทียบที่เห็นได้ชัดเจนและรวดเร็ว

ลักษณะการนำเสนอที่ดี

                        นอกจากการเลือกรูปแบบของการนำเสนอ  ให้ถูกต้องและเหมาะสมแล้ว  จะต้องคำนึงถึงลักษณะของการนำเสนอ  ที่จะช่วยให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนอด้วย  โดยทั่วไปลักษณะของการนำเสนอที่ดี  ควรมีดังต่อไปนี้

1.       มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน  กล่าวคือ  มีความต้องการที่แน่ชัดว่า  เสนอเพื่ออะไร  โดย

ไม่ต้องให้ผู้รับรับการนำเสนอต้องถามว่าต้องการให้พิจารณาอะไร

2.       มีรูปแบบการนำเสนอเหมาะสม  กล่าวคือ  มีความกระทัดรัดได้ใจความ  เรียง

ลำดับไม่สนใช้ภาษาเข้าใจง่าย  ใช้ตาราง  แผนภูมิ  แผนภาพ  ช่วยให้พิจารณาข้อมูลได้สะดวก

3.       เนื้อหาสาระดี  กล่าวคือ  มีความน่าเชื่อถือ  เที่ยงตรง  ถูกต้อง  สมบูรณ์ครบถ้วน 

ตรงตามความต้องการ  มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันทันสมัย  และมีเนื้อหาเพียงพอแก่การพิจารณา

4.       มี ข้อเสนอที่ดี  กล่าวคือ  มีข้อเสนอที่สมเหตูสมผล  มีข้อพิจารณาเปรียบเทียบ 

ทางเลือกที่เห็นได้ชัด  เสนอแนะแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน

               คุณสมบัติของผู้นำเสนอ

                        ในการนำเสนอด้วยวาจา  คุณสมบัติอันเป็นลักษณะประจำตัวของผู้นำเสนอ  ถือได้ว่าเป็นส่วนสำคัญของความสำเร็จในการนำเสนอ  เพราะคุณสมบัติของผู้นำเสนอจะมีอิทธิพลต่อการโน้นน้าวชักจูงให้เกิดความสนใจ  ความไว้วางใจ  เชื่อถือ  และการยอมรับได้มาก  เท่ากับหรือมากกว่าเนื้อหาที่นำเสนอ

                       ผู้นำเสนอที่ประสพความสำเร็จส่วนใหญ่  จะมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

1.       มีบุคลิกดี

2.       มีความรู้อย่างถ่องแท้

3.       มีความน่าเชื่อถือไว้วางใจ

4.       มีความเชื่อมั่นในตนเอง

5.       มีภาพลักษณ์ที่ดี

6.       มีน้ำเสียงชัดเจน

7.       มีจิตวิทยาโน้นน้าวใจ

8.       มีความสามารถในการใช้โสตทัศนอุปกรณ์

9.       มีความช่างสังเกต

10.    มีไหวพริบปฏิภาณในการคำถามดี

ทักษะของผู้นำเสนอ

                        ผู้นำเสนอจะต้องศึกษาและฝึกฝนตนเองให้มีทักษะหลายด้าน   เพื่อเตรียมความพร้อมในการเป็นผู้นำเสนอที่ดี  เพราะผู้นำเสนอเป็นปัจจัยสำคัญในความสำเร็จของการนำเสนอ   โดยทั่วไปผู้นำเสนอจะต้องเสริมสร้างทักษะดังต่อไปนี้

1.       ทักษะในการคิด  (conceptual  skill )  ผู้นำเสนอจะต้องเรียนรู้  และ สร้างความ

ชำนาญชัดเจนในการคิดแม้ว่าจะมีเนื้อหาสาระจากข้อมูลที่มีอยู่  ผู้นำเสนอก็จะต้องคิดพิจารณาเลือกใช้ข้อมูล  และลำดับความคิด  เพื่อจะนำเสนอให้เหมาะแก่ผู้รับการนำเสนอ  ระยะเวลา และโอกาส

2.       ทักษะในการฟัง (listening  skill ) ผู้นำเสนอจะต้องสดับรับฟัง  และสั่งสมปัญญา

เป็นการรอบรู้จากการได้ฟัง  ผู้รู้และผู้เชี่ยวชาญในเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อนำมากลั่นกรอง  เรียบเรียงเป็นเนื้อหาในการนำเสนอ

3.       ทักษะในการพูด (speaking  skill )ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนการพูด  เพื่อบอกเล่า

เนื่องโน้นน้าวจูงใจ  ให้ผู้รับฟังการนำเสนอเห็นด้วย  อันจะเป็นทางทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ

4.       ทักษะการอ่าน  (reading  skill ) ผู้นำเสนอจะต้องเป็นนักอ่านที่มีความชำนิชำนาญ

ชัดเจนในการสั่งสมข้อมูล  สามารถประมวลความรู้นำมาใช้ในการนำเสนอได้เพียงพอแก่ความต้องการของผู้รับการนำเสนอ

5.       ทักษะในการเขียน (writing  skill )ผู้นำเสนอจะต้องเสริมสร้างทักษะการเขียน 

เพราะการเขียนเป็นการแสดงความคิด  ความเชื่อ  ความรู้  ความรู้สึก  อารมณ์ และ ทัศนคติ ของผู้เขียนให้ผู้อ่านได้ทราบโดยใช้ตัวอักษร  การนำเสนอด้วยการเขียนจึงต้องมีความประณีต  พิถีพิถันในการเลือกใช้คำด้วยการรู้ความหมายที่แท้จริงของถ้อยคำ  และใช้ถ้อยคำให้ถูกต้องเหมาะสม

                        6.  ทักษะในการถ่ายทอด  (delivery  skill )  ผู้นำเสนอจะต้องฝึกฝนการถ่ายทอดเนื้อหาสาระให้เกิดความเข้าใจถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์  ด้วยวิธีนำเสนอในรูปแบบที่เหมาะสมกับวัตถุประสงค์และสถานการณ์ในการนำเสนอ

หลักการนำเสนอ

           ในการนำเสนอเพื่อวัตถุประสงค์ใดๆก็ตาม  ผู้นำเสนอจะต้องพิจารณาถึงหลักการที่จะใช้เป็นข้อยึดถือ  คือให้มีความถูกต้องเหมาะสม  มิฉะนั้นจะเกิดผลเสียต่อผู้นำเสนอเองและหน่วยงานของผู้นำเสนอด้วย  เพราะการนำเสนอจะส่งผลโดยตรง  และ โดยทางอ้อมต่อภาพลักษณ์ของบุคคลและองค์กรที่จัดนำได้  จึงต้องคำนึงถึงหลักการในการกำหนดจุดมุ่งหมายการนำเสนอ  การวางโครงสร้างการนำเสนอ  และการเตรียมเนื้อหาที่จะนำเสนอ

  จิตวิทยาในการนำเสนอ
                         การนำเสนอประสพความสำเร็จ ต่อเมื่อผู้รับการนำเสนอเกิดการยอมรับ  และ พึงพอใจ  จึงต้องใช้จิตวิทยาอันเป็นวิชาที่เกี่ยวข้อง กับ พฤติกรรม  หรือการกระทำของมนุษย์  มาช่วยใน การสื่อสารทำความเข้าใจ  และป้องกันการขัดขวาง  ลำพังการนำเสนอข้อเท็จจริง  ข้อมูล และสารสนเทศ  ต่อผู้รับการนำเสนอยังไม่เพียงพอ  เพราะผู้รับการนำเสนอเป็นมนุษย์ปุถุชน  มีความรู้สึก  และ อารมณ์  จึงต้องนำเสนอให้สนองตอบต่ออารมณ์  ของผู้รับการเสนอด้วย

• การวิเคราะห์การนำเสนอ
    เราจำเป็นต้องวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอเพื่อให้รู้ถึงความคิด  ความรู้สึก  อารมณ์  ทัศนคติ  ค่านิยม  และ  รสนิยม  ตลอดจนความคาดหวัง  ของผู้รับการนำเสนอ  เป็นการทำความรู้จัก  อันจะช่วยให้สามารถสนองความต้องการ  หากผู้รับการนำเสนอ เป็นบุคคลเดียว  หรือคณะบุคคลกลุ่มเล็กๆ ก็สามารถวิเคราะห์  ลักษณะของผู้รับการนำเสนอได้สะดวก  แต่ถ้าผู้รับการนำเสนอจำนวนมากเป็นกลุ่มใหญ่นับสิบนับร้อยคนขึ้นไป  การวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอย่อมกระทำได้ยากขึ้น  ซึ่งจะต้องวิเคราะห์ลักษณะของส่วนใหญ่โดยรวม
                         ในด้านจิตวิทยา  เราต้องศึกษาถึงพฤติกรรมของผู้รับการนำเสนอ  และ มีการตระเตรียมการนำเสนอ  การสร้างความน่าเชื่อถือ  ความน่าไว้วางใจ  การสร้างความพึงพอใจต่อผู้รับการนำเสนอ

• การตระเตรียมการ

    หลังจากการกำหนดจุดมุ่งหมายการนำเสนออย่างชัดเจน  และวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอแล้ว  จะต้องเลือกรูปแบบการนำเสนอให้เหมาะสม  มีการรวบรวมข้อมูลทั้งที่เป็นข้อมูลเท็จจริง  หลักฐาน  สถิติ  เพื่อนำมาสนับสนุนการนำเสนอ  ด้วยการนำมาเขียนคำกล่าวนำและเนื้อเรื่อง ตลอดจนคำสรุป  ในการนี้จะต้องจัดเตรียมการใช้โสตทัศนอุปกรณ์ ตามความเหมาะสม
                        การนำเสนอที่พร้อมจะต้องมีการฝึกฝน  ฝึกซ้อมการนำเสนอก่อนจะนำเสนอจริง  เมื่อพบข้อบกพร่องก็จะต้องปรับปรุงแก้ไขในส่วนที่ไม่สมบูรณ์   และคิดหาทางเพิ่มประสิทธิภาพการนำเสนอให้ดียิ่งขึ้น  เพราะการนำเสนอที่ดี  จะช่วยให้ประผลสำเร็จคุ้มค่าของการทำงานก่อนการนำเสนอ  แต่ถ้าการนำเสนอผิดพลาดเพียงครั้งเดียวจะทำลายทุกสิ่งทุกอย่างที่ได้ทำมาก่อนหน้านี้อย่างสิ้นเชิง
   1. การเลือกรูปแบบการนำเสนอ  เป็นการพิจารณาความเหมาะสมว่าจะใช้การนำเสนอในรูปแบบใด  จึงจะเหมาะสมกับวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ  เหมาะกับลักษณะ และความต้องการของผู้รับการนำเสนอหากเป็นการนำเสนอเพื่อการต้อนรับการบรรยายสรุป  การส่งมอบงาน  และการรายงาน  มักจะนิยมใช้แบบสรุปความ  เพื่อนำเสนอข้อเท็จจริง  เป็นข้อๆเป็นการประหยัดเวลา  แต่ถ้าเป็นการนำเสนอเพื่อการประชาสัมพันธ์การขาย  การแนะนำสินค้าหรือบริการ     การฝึกอบรม   การสอนงาน  มักจะนิยมใช้  แบบเรียงความ  เพื่อจะโน้นน้าวชักจูงใจด้วยการพรรณนา
                        2. การรวบรวมข้อมูล  จะต้องค้นหาข้อเท็จจริงทั้งที่เป็นมาในอดีต  และ ปัจจุบัน  ถ้ามีหลักฐานอ้างอิง   บุคคลหรือองค์กรจะต้องเป็นบุคคลหรือองค์กรที่น่าเชื่อถือ  ถ้ามีหลักฐานอ้างอิง  เป็นเอกสารจะต้องตรวจสอบความถูกต้องสมบูรณ์   การใช้สถิติ  หรือบันทึกเหตุการณ์จากแห่ลงข้อมูลใด  ก็จะต้องใช้พิสูจน์ความถูกต้องครบถ้วนได้  ในประการสำคัญผู้นำเสนอจะต้องทำความเข้าใจข้อมูลต่างๆ ให้แจ่มชัด  การนำเสนอเอกสารประกอบ
จะต้องมีความรอบคอบจัดทำอย่างเป็นระบบ  มีความสมบูรณ์ครบถ้วนไม่ว่าจะทำโดยผู้ใด  ผู้นำเสนอก็จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบสุดท้ายนั่นเอง
                        การนำเสนอปัญหาที่เกิดขึ้น  จะต้องรู้ที่มาหรือสาเหตุของปัญหา   ถ้าเป็นเรื่องเกี่ยวกับกฎหมายจะต้องศึกษาข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง   จะพิจารณาแค่เฉพาะข้อเท็จจริงประการเดียวไม่ได้  และเมื่อเสนอปัญหาแล้วจะต้องเตรียมข้อเสนอในการแก้ปัญหาด้วย  มิฉะนั้นจะกลายเป็นเพียงผู้รู้ปัญหาแต่ไม่สามารถแก้ปัญหา
3.  การเตรียมเขียนคำกล่าวนำเนื้อเรื่อง และคำสรุปเป็นขั้นตอนที่สำคัญ  เพราะเป็น
ส่วนของเนื้อหาไม่น้อยกว่า 85 % ของการนำเสนอ ทั้งหมด  จะต้องจัดทำขึ้นอย่างระมัดระวังด้วยการนำข้อมูลจากการวิเคราะห์  ผู้รับการนำเสนอมาพิจารณาว่า  ผู้รับการนำเสนอต้องการรู้อะไร  ต้องการรู้ปัญหาใด  ต้องการรู้ข้อมูลนำไปพิจารณาประกอบการวิเคราะห์และการตัดสินใจในเรื่องใด  จะต้องคำนึงถึงผู้รับการนำเสนอเป็นหลัก   ด้วยการกล่าวนำให้น่าสนใจ  เร้าความรู้สึกใคร่รู้  และมีเนื้อเรื่องที่เป็นประโยชน์  ในการรับรู้และการพิจารณา  ซึ่งดำเนินเรื่องชวนติดตาม และเข้าใจง่าย  ด้วยการปรับวิธีการนำเสนอข้อมูล  ให้สะดวกแก่การทำความเข้าใจและเปรียบเทียบเป็นภาพ  แผนภูมิ  ตาราง  กราฟ แทนการพรรณนา เป็นตัวอักษร หรือข้อความยืดยาว  
ในส่วนคำกล่าวนำซึ่งไม่ควรจะมีความยาวเกินกว่า 10%   ของเนื้อหาทั้งหมด  เป็นการ
เร้าความสนใจให้เกิดสมาธิตั้งใจรับการนำเสนอ  โดยทั่วไปการขึ้นต้นให้ตื่นเต้นเร้าใจ  ด้วยการตั้งคำถามหรือนำข้อความสำคัญมากล่าว นำเข้าสู่เรื่องอันเป็นตัวเนื้อหาสาระ

ในส่วนเนื้อเรื่องจะต้องประมวลความคิดด้วยการรวบรวมข้อมูล  สถิติ  หลักฐาน  
มีการคิดหาเหตุผล  และจัดลำดับความคิด นำมาเรียบเรียงถ้อยคำ  และเลือกใช้ถ้อยคำให้สื่อความหมายตรงตามวัตถุประสงค์อย่างเหมาะสม
                         ในส่วนคำสรุปไม่ควรมีคำกล่าววกวน  แต่จะต้องมีความสั้นกระชับ  ระหว่าง 5% - 10% ของเนื้อหา  เพราะการสรุปเป็นการประมวลความ จากเนื้อหาให้หลอมรวมกัน  เพื่อเน้นย้ำสาระของเรื่องที่นำเสนอ  แต่ไม่ใช่การกล่าวซ้ำความในเนื้อเรื่อง

4. การเตรียมโสตทัศนอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ  จะต้องพิจารณาความเหมาะสม
หลายด้าน  แม้ว่าในปัจจุบันจะมีเครื่องมือทันสมัยใช้เป็นเครื่องในการนำเสนอที่เร้าความสนใจ  ด้วยรูปแบบ  วิธีการ  และ  สีสันงดงาม  power – point  แต่ก็มีข้อจำกัดในบางสถานการณ์  ที่ขาดอุปกรณ์  และการใช้เครื่องมือเพียงครั้งเดียวก็อาจไม่คุ้มค่าเวลาและค่าใช้จ่ายในการจัดทำ  จึงต้องพิจารณาถึงโสตทัศนอุปกรณ์อื่นๆ   อันเหมาะสมกับการนำเสนอในแต่ละกรณีด้วย
5. การฝึกซ้อมการนำเสนอ  เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้เกิดความเคยชิน และมีความมั่น
ใจในการนำเสนอ  การได้ฝึกฝนบ่อยๆ ด้วยการฝึกซ้อม  การนำเสนอในแต่ละสถานการณ์ก่อนหน้าเสนอจริงจะช่วยให้ลดความประหม่า  เนื่องจากความกังวลว่าจะนำเสนออย่างไร  เพราะได้ผ่านการทดดลองนำเสนอมาแล้ว  ผู้ประสพความสำเร็จในการนำเสนอส่วนใหญ่  จะให้ความสำคัญกับการเตรียมความพร้อม  ด้วยการฝึกซ้อมทุกครั้งก่อนนำเสนอ
6. การปรับปรุงแก้ไข  เป็นส่วนที่จะละเลยไม่ได้  ในการฝึกซ้อม จะพบข้อติดขัด
หรือบกพร่องอยู่  หากปล่อยให้เลยตามเลยไม่คิดหาวิธีแก้ไข  และดำเนินการปรับปรุง  การฝึกซ้อมก็จะได้รับผลประโยชน์ไม่เต็มที่  รวมทั้งเมื่อมีการนำเสนอจริงก็จะต้องประเมินผล  และ ค้นหาจุดบกพร่องที่ต้องนำมาปรับปรุงให้การนำเสนอครั้งค่อไปสมบูรณ์ยิ่งขึ้น
7. การเตรียมรับข้อโต้แย้ง  เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้าม  เพราะการนำเสนอทุกเรื่องและ
ทุกครั้ง   อาจจะมีทั้งผู้ที่ซึ่งเห็นด้วยและไม่เห็นด้วย  ผู้ซึ่งเห็นด้วยอาจจะเห็นด้วยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน  ซึ่งย่อมจะมีข้อโต้แย้งอยู่บ้าง  ส่วนผู้ซึ่งไม่เห็นด้วยทั้งหมด  ย่อมจะมีข้อโต้แย้งรุนแรง   การคาดการณ์ไว้ก่อนว่าอาจจะมีประเด็นข้อแย้งในเรื่องใด   ย่อมจะเป็นทางช่วยให้เกิดความคิดว่าจะหาข้อชี้แจงความไม่เข้าใจ หรือความเคลือบแคลงสงสัยในแง่มุมใดบ้าง  อย่างไร  จะต้องเตรียมข้อมูล  หลักฐาน  สถิติ  อ้างงบุคคลเป็นพยานอย่างไร

การสร้างความพึงพอใจต่อผู้รับการนำเสนอ
                       
           ในการที่จะทำให้ผู้รับการนำเสนอ เกิดความพึงพอใจ จะต้องคำนึงถึง ตัวบุคคลซึ่ง เป็นผู้นำเสนอ วิธีการนำเสนอและเนื้อหาของการนำเสนอ อย่างครบถ้วน

1. ด้านผู้นำเสนอ
การนำเสนอจะได้รับความสนใจ และเกิดความตั้งใจจะรับการนำเสนอ ข้อพิจารณา
เบื้องต้นคือ การได้รู้ว่าผู้นำเสนอเป็นใครน่าเชื่อถือ ศรัทธาหรือไม่ มีบุคลิกภาพคือ ผลรวมของพฤติกรรมของ ผู้นำเสนอเป็นอย่างไร สามารถยอมรับได้ เพียงใด ยิ่งเป็นการนำเสนอด้วยการพูดซึ่งเป็นการสื่อสาร ซึ่งหน้าบุคลิกภาพของผู้นำเสนอยิ่งมีความสำคัญมาก

2. ด้านวิธีการนำเสนอ
การนำเสนอจะได้รับความพึงพอใจ เมื่อผู้นำเสนอใช้วิธีการนำเสนอเหมาะสมแก่ผู้รับ
การนำเสนอ วิธีการนำเสนอต้องสะดวกในการรับรู้และทำความเข้าใจได้ง่าย ผู้นำเสนอจะต้องรู้จักเลือกใช้โสตทัศนอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอให้น่าสนใจติดตามเนื้อหาในการนำเสนอ  รู้จักเลือกใช้ด้วยคำและภาษาในการนำเสนอให้เหมาะสมกับผู้รับการนำเสนอ ถ้าเป็นการนำเสนอด้วยการพูด จะต้องใช้เสียงที่เป็นธรรมชาติชวนฟังดังพอที่จะได้ยินกันทั่วถึง แต่ไม่ดังจนเกินไป

3. ด้านเนื้อหา
การนำเสนอสาระของเนื้อหาจะต้องเรียบเรียงข่าวสารให้เป็นลำดับ     ด้วยการแปลง
ข้อมูลที่รวบรวมไว้นำมาวิเคราะห์เสนอข้อพิจารณา เปรียบเทียบทางเลือก พร้อมด้วยเหตุผลสนับสนุน ลำดับทางเลือกให้พิจารณา  และจัดทำข้อสรุป และข้อเสนอ ด้วยความเห็นอันประกอบไปด้วยเหตุผลที่ถูกต้องชัดเจนพร้อมด้วยขั้นตอนปฏิบัติในการใช้ทางเลือกแต่ละทางอย่างเป็นรูปธรรม
 การนำเสนอเนื้อหาหากเป็นด้วยคำในการพูดนำเสนอ หรือตัวหนังสือในการเขียน
นำเสนอทั้งหมดจะสร้างความเบื่อหน่ายจำเจ จะต้องเปลี่ยนเนื้อหาที่เป็นข้อมูล ให้เป็นตาราง แผนภูมิ กราฟ ซึ่งจะดูได้สะดวก และรวดเร็ว หากมีตัวอย่างหรือต้องการเน้นความสำคัญก็อาจจะแยกออกเป็นสัดส่วน ให้เห็นเด่นชัดด้วยการล้อมกรอบ หรือพิมพ์ลงบนพื้นสกรีนบาง ๆ

4. ประเภทต่าง ๆ ของการนำเสนอ
การนำเสนออาจจำแนกประเภทตามลักษณะของเนื้อหาหรือตามกลุ่มเป้าหมายผู้รับการนำ
เสนอหรือตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ โดยคำนึงถึงผลที่จะได้รับจากการนำเสนอโดยทั่วไปจะจำแนกตามวัตถุประสงค์ดังนี้
1. การนำเสนอเพื่อเสนอข้อคิดเห็น
2. กานำเสนอเพื่อรายงานผล
3. การนำเสนอเพื่อโน้มน้าวใจ
4. การนำเสนอเพื่อขออนุมัติ

การนำเสนอเพื่อเสนอข้อคิดเห็น

                ลักษณะ  เป็นการบอกเล่าข่าวสาร ที่เกิดจากความคิดเห็น ของผู้นำเสนอหรือของ

หน่วยงาน ให้ผู้รับการนำเสนอได้รับทราบ เช่น การอภิปรายความเห็นในการประชุมแบบใดแบบหนึ่ง  การพูดต่อที่ชุมนุมชนการแถลงข้อมูลพร้อมด้วยทัศนะของผู้นำเสนอ

                เนื้อหา  ประกอบด้วยข้อคิดเห็นอันเป็นสาระสำคัญและผู้นำเสนอเชื่อว่าจะเป็น

ประโยชน์ต่อส่วนรวมหรือหน่วยงานในด้านต่าง ๆ ด้วยการลำดับความสำคัญจากมากไปหาน้อยมีการแถลงเหตุผล หลักฐานอ้างอิง สถิติและข้อมูลสนับสนุนความคิดเห็น การประมวลข้อแถลงเหตุผล (Argumentation) ถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้เกิดความเข้าใจ และการยอมรับ

                วิธีการ  ผู้นำเสนอจะต้องมีความมั่นใจ และนำเสนออย่างชัดเจนทุกขั้นตอน ด้วย

การใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ถ้าเป็นการนำเสนอด้วยการพูด จะต้องแสดงออกอย่างมีชีวิตชีวา ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ของข้อคิดเห็นด้วยการเชื่อมโยงเหตุผลจากตอนหนึ่งไปสู่อีกตอนหนึ่งให้สอดคล้องกลมกลืนกัน

                ข้อคิดเห็นที่นำเสนอ อาจไม่เป็นที่รู้มาก่อนหรือรู้แล้วแต่ไม่ชัดเจน ฉะนั้นผู้นำ

เสนอจะต้องค้นคว้าและศึกษาวิเคราะห์ให้ถ่องแท้ เป็นที่น่าสนใจของผู้รับการนำเสนอ แล้วจึงจะนำเสนอให้เกิดความเข้าใจ ด้วยการใช้โสตทัศนอุปกรณ์ช่วยอย่างเหมาะสม

                การนำเสนอเพื่อเสนอข้อคิดเห็นจะต้องมีการสรุปประเด็นสำคัญ ให้ได้ใจความสั้น

กระชับ ชัดเจนจึงจะเป็นที่สนใจของผู้รับการนำเสนอ

ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ

ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้นสามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วมนำเสนอด้วยกันได้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่

1.ข้อเท็จจริง หมายถึงข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวเป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่ง

2.ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอั้นเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิดอาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็นมีลักษณะ ต่าง ๆ กัน ดังนี้

2.1ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่เชื่อถือได้ และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้ฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนี้เพราะเหตุเช่นนี้ แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาเป็นอย่างไร โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดงความคิดเห็นเท่านั้น

2.2ข้อคิดเห็นเชิงแนะนำ เป็นข้อคิดเห็นที่บอกกล่าวให้ผู้รับฟังทราบว่าสิ่งใดควรปฏิบัติ และผลของการปฏิบัติและไม่ปฏิบัติ ๆ จะเป็นอย่างไรบางครั้งอาจมีการแนะนำวิธีการปฏิบัติควบคู่กันไปด้วยก็ได้

2.3ข้อคิดเห็นเชิงวิจารณ์ เป็นข้อคิดเห็นที่กล่าวถึงเรื่องใดเรื่องหนึ่งด้วยการเปรียบเทียบระหว่างส่วนดีกับส่วนบกพร่องหรือข้อดีข้อเสียหรือค้นหาข้อบกพร่องจากเรื่องนั้น ๆ แล้วนำมาเสนอแนะในแง่มุมที่ดีกว่าหรือควรนำมาปรับปรุงใหม่

การเตรียมการนำเสนอ

การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดหมายไว้ ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและบรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการ ผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง การเตรียมการเพื่อนำเสนอข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้

1.การศึกษาข้อมูล

ผู้ที่นะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ดั้งนี้

1.1ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมแกละจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะ นำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด

1.2ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ

1.3ศึกษาวิเคราะห์นำเสนอ ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม

1.3ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำไปเสนอเพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอ

1.4ศึกษาโอกาสเวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอเพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหาพร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จะนำเสนอ

2.การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วนสมบูรณ์เหมาะสมกับเวลาการนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอดังนี้

2.1รูปแบบวิธีการนำเสนอโดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีการนำเสนอแบ่งกว้างๆได้เป็น 2 แบบคือ

1.การนำเสนอแบบที่เป็นทางการเช่นการนำเสนอแบบรูปแบบปาฐกถาการอภิปรายการบรรยายพิเศษต่าง ๆ

2.การนำเสนอแบบที่ไม่เป็นทางการ

2.2วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรคปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ในหลายหลายกรณีถ้าเราคาดเดาปัญหาไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะนำเสนอให้ถ่องแท้ก็สามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ปัญหา

2.3วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นคอนของแผนการนำเสนอ

2.4วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจากที่ได้วางเค้าโครงแล้ว การวาง แนวทางในการเสนอจะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อม ดังนี้

1.กำหนดวิธีการนำเสนอ

2.กำหนดสถานที่ที่พร้อมและเหมาะสมในการนำเสนอ

3.กำหนดวัสดุอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการนำเสนอ

4.กำหนดบุคคลผู้เกี่ยวข้อง

5. กำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการนำเสนอ

2.5 วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขันต่างๆมาแล้ว ขั้นสุดท้ายก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการ

3. การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา ฉะนั้นจึงต้องใช้วัสดุหรือเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เรียกว่าโสตทัศนูปกรณ์ เข้ามาใช้ประกอบเพื่อให้ผู้ฟังเกิดความสนใจแต่ที่นิยมใช้กันมีดังนี้

3.1อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย

1.เครื่องฉายแผ่นใส หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ

2.วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส

3.แบบจำลอง

3.2อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย

1.แผ่นพับ 2.หนังสือ 3.รูปภาพ 4.เอกสารประกอบ

4. การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่ ในการนำเสนอนอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปได้ด้วยดี

4.1 การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟังเช่น ห้องประชุมขนาดเล็ก ห้องประชุมขนาดใหญ่

4.2 การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ จะต้องเตรียมให้พร้อม

1. แท่นสำหรับบรรยายใช้ในกรณีที่ยืนพูด

2. โต๊ะสำหรับบรรยายใช้กรณีที่นั่งพูด

3. โต๊ะวางอุปกรณ์ช่วยประกอบการบรรยาย

4.3 ระบบระบายอากาศ จะต้องอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี

4.4 ระบบเสียง ควรมีการทดสอบก่อนการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถใช้งานได้ดี มีความดังชัดเจน

4.5 ระบบแสดงสว่างภายในห้อง จะต้องให้เหมาะสมกับสายตาของผู้ฟัง พอเหมาะกับการใช้งาน

4.6 การประดับตกแต่งสถานที่ การใช้สิ่งประดับตกแต่งห้องหรือบริเวณที่จะใช้ในการนำเสนอทั้งสิ้น สิ่งที่นำมาตกแต่ง

ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ

1. เนื้อหาข้อมูล ผู้นำเสนอจะต้องจัดเตรียมความพร้อมของเนื้อหา ข้อมูลดังนี้

1.1 จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน

1.2 จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุกครั้งที่มีการนำเสนอ

2. ผู้นำเสนอ ผู้นำเสนอที่มีประสิทธิภาพที่ดีดังนี้

2.1 มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี

2.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง

2.3 มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม

3. การดำเนินการนำเสนอ

3.1 เทคนิคและวิธีการนำเสนอ

1.ใช้วิธีการนำเสนอที่เหมาะสม วิธีการที่ใช้สำหรับการนำเสนอข้อมูลมีให้เลือกหลายวิธีด้วยกัน

- การอธิบายเหตุผล

- การเล่าเหตุการณ์

2.ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ นอกจากใช้วิธีการที่เหมาะสมกับการนำเสนอแล้ว ผู้นำเสนอจะต้องพยายามดึงดูดความสนใจ อุปกรณ์ที่นิยมใช้กันมีดังนี้

-เอกสารประกอบการนำเสนอ

-แผ่นใน ภาพนิ่ง แผนผัง

3.ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม การพูดเพียงอย่างเดียว อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่าย การกระตุ้นให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอนับเป็นวิธีหนึ่งที่จะ ช่วยดึงความสนใจ

4.รู้จักใช้จิตวิทยาในการนำเสนอ สำหรับจิตวิทยาในการนำเสนอ แรงจูงใจ หมายถึงแรงจูงใจที่ชักจูงให้ผู้ฟังสนใจ ได้แก่ ความอยากรู้อยากเห็น

5.สรุปทบทวนประเด็นสำคัญ การสรุปเป็นการช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น

3.2 ศิลปะในการนำเสนอ

1.มีการแสดงมารยาททางสังคม

(1) การทักทายที่ประชุมเป็นการให้เกียรติที่สำคัญต้องมีความสุภาพ

(2) การแนะนำตัว กรณีที่ไม่มีผู้ใดแนะนำตัวที่จะมานำเสนอให้กับผู้ฟังได้ รู้จักผู้นำเสนอจะต้องแนะนำชื่อตนเองให้ชัดเจน

2.มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม

(1) ภาษาที่ใช้ต้องมีความชัดเจน

(2) ภาษาที่ใช้ต้องมีเหมาะสมกับกาลเทศะและบุคคล ผู้พูดต้องคำนึงถึงทุกเพศทุกวัย

(3) ภาษาที่ใช้ต้องมีความสมเหตุสมผล ฉะนั้นผู้นำเสนอจึงควรยกตัวอย่างประกอบเรื่องที่พูด

3. มีการแสดงออกที่เหมาะสม การนำเสนอถึงแม้จะเนื้อหาสาระดีเพียงใดหากมีการแสดงออกที่ไม่เหมาะสมก็อาจทำให้การนำเสนอนั้นๆ หมดคุณค่าได้

1.การแสดงออกทางใบหน้า ขณะที่นำเสนอผู้พูดควรแสดงความมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง โดยการยิ้มแย้มแจ่มใส

2.การทรงตัวและการวางท่า ในขณะที่ผู้นำเสนอยืนพูดหรือนั่งพูด

3.มีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง ความมีมนุษยสัมพันธ์อันดีนับเป็นส่วนสำคัญในการสร้างมิตรภาพในการสื่อสารสร้างความคุ้นเคย

4.มีวิธีการสื่อสารที่ดี วิธีการสื่อสารก็เป็นปัจจัยที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่มีส่วนกำหนด

ประสิทธิภาพในการนำเสนอมี 2 ลักษณะคือ

• (1).การสื่อสารทางเดียว ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ ผู้นำเสนอ สาร สื่อ และผู้รับฟัง การสื่อสารในลักษณะนี้ผู้นำเสนอจะเป็นฝ่ายสื่อสารเพียงฝ่ายเดียว

• (2).การสื่อสารสองทาง ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ เช่นเดียวกับการสื่อสารทางเดียว

 โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2003 เป็นโปรแกรมสั่งงานคอมพิวเตอร์ที่ถูกออกแบบมาให้ใช้กับงานด้าน การนำเสนอเรื่องราวต่าง ๆ (Presentation)ในลักษณะคล้าย ๆ กับการฉายสไลด์ (Slide Show) โดยเราสามารถใช้คำสั่งของ PowerPoint สร้างแผ่นสไลด์ที่มีรูปภาพและข้อความบรรยายเรื่องราวที่ต้องการจะนำเสนอได้อย่างรวดเร็ว พร้อมทั้งกำหนดลักษณะแสงเงา และลวดลายสีพื้นให้สไลด์แต่ละแผ่นมีความสวยงามน่าสนใจยิ่งขึ้น นอกจากนี้เรายังสามารถกำหนดรูปแบบการฉายสไลด์แต่ละแผ่น อย่างต่อเนื่่อง และใช้เทคนิคพิเศษในการแสดงข้อความแต่ละบรรทัด เพื่อให้ผู้ชมการฉายสไลด์ค่อย ๆ เห็นข้อความบรรยายและภาพเหล่านี้ทีละขั้น ๆ อย่างต่อเนื่องกันเป็นเรื่องราวตามระยะเวลาที่เรากำหนดไว้         

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

        การนำเสนอข้อมูล  หมายถึง  การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็น หรือความต้องการไปสู่ผู้รับสาร  โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ประโยชน์ของโปรแกรม PowerPoint

          1. สามารถสร้างงานนำเสนอได้  แม้ว่าจะไม่เคยสร้างงานนำเสนอมาก่อน  เนื่องจากจะมีระบบช่วยเหลือ(Office Assistant) ใน PowerPoint ซึ่งจะคอยแนะนำหลักการในการสร้างงานนำเสนออย่างเป็นขั้นตอน การเลือกสีมาใช้กับสไลด์ และจัดองค์ประกอบทางศิลป์ได้โดยอัตโนมัติ

          2. ในส่วนการนำเสนอภาพนิ่ง สามารถที่จะนำองค์ประกอบมัลติมีเดีย  เช่น การนำเอฟเฟค เสียง ดนตรีและวีดีโอ มาใช้ประกอบร่วมได้  

          3. นอกจากสิ่งที่ได้เตรียมมานำเสนอแล้ว  ยังสามารถใช้ PowerPoint เตรียมเอกสารประกอบคำบรรยายและในขณะที่มีการนำเสนองาน  ก็สามารถใช้เมาส์วาดเส้นบนสไลด์ที่แสดงอยู่ในขณะนั้นเพื่อเน้นประเด็นสำคัญได้

          4. สามารถที่จะดัดแปลงงานนำเสนอที่เป็นไฟล์ PowerPoint เป็นสไลด์ 35 มม. เพื่อใช้นำเสนอผ่านเครื่อข่ายอินเทอร์เน็ต หรือเครือข่ายอินทราเน็ตภายในองค์กรได้    

แนวทางการสร้างงานนำเสนอ

      การนำเสนอที่ดีควรทำอย่างเป็นขั้นตอน โดยเริ่มจากการวางโครงร่างของงาน จากนั้นจึงลงรายละเอียดและจัดทำสไลด์เพื่อนำเสนองานเป็นไปอย่างรวดเร็ว จึงควรทำตามขั้นตอนดังต่อไปนี้

            1.การวางโครงร่าง

               ก่อนเริ่มเตรียมงานนำเสนอ ควรมีความชัดเจนในส่ิ่งที่ต้องการนำเสนอ โดยศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะเช่นไร การเริ่มเตรียมงานนำเสนอโดยการวางโครงร่าง เป็นการถ่ายทอดความคิดของผู้นำเสนอเป็นแนวทางทำให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่จะนำเสนอ ซึ่งจะช่วยให้ไม่พลาดหัวข้อสำคัญที่ต้องนำเสนอ นอกจากนั้นการวางโครงร่างยังเปรียบเสมือนแผนที่ในการดำเนินเรื่อง จะได้มีความมั่นใจว่าการนำเสนอผลงานนั้นได้ผลลัพธ์ตรงตามจุดประสงค์ที่วางไว้

           2. การลงรายละเอียดเนื้อหา

               หลังจากวางโครงร่างตั้งแต่เริ่มจนจบแล้ว ต่อไปเป็นการลงรายละเอียดในหัวข้อต่าง ๆ โดยมุ่งเน้นที่กลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ที่จะนำเสนอต้องมีเนื้อหา หรือรูปแบบการนำเสนอแบบใดจึงจะเหมาะสม ซึ่งต้องพิจารณาตั้งแต่องค์ประกอบต่าง ๆ ที่ใช้ อาทิ ภาพ สี และแนวการนำเสนอ เช่น การบรรยายเชิงวิชาการก็ควรให้โทนสีของสไลด์สอดคล้องกับเนื้อหาที่เน้นไปทางสาระและข้อมูล

           3. การใส่ข้อความ รูปภาพ กราฟ หรืออื่น ๆ ในสไลด์

               เป็นขั้นตอนที่นำเอาสิ่งต่าง ๆ ที่ต้องการนำเสนอมาใส่ในสไลด์แต่ละแ่ผ่น โดยขั้นตอนนี้อาจจะไม่ต้องปราณีตเกี่ยวกับความสวยงามมากนัก แต่ควรเน้นให้มีเนื้อหามีความครบถ้วนสมบูรณ์ และมีความสอดคล้องกันทั้งข้อความ รูปภาพและกราฟ

           4. การปรับแต่งสไลด์ให้มีสีสันสวยงาม

               หลังจากที่ได้ใส่ข้อความที่ต้องการนำเสนอะแล้ว ต่อไปจะต้องทำการปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์ และรูปแบบขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่แสดง เพื่อให้สไลด์ดูสวยงามและน่าติดตาม เช่น การใช้ข้อความอักษรศิลป์ให้เงากับวัตถุ กำหนดภาพสามมิติ เป็นต้น

           5. การเพิ่มความน่าสนใจให้กับสไลด์ในขณะนำเสนอ

               กรณีใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์  ก็อาจนำเทคนิคในการเปลี่ยนแผ่นสไลด์มาใช้ เนื่องจากมีมากมายหลายแบบให้เลือกใช้ เพื่อเพิ่มความน่าสนใจให้กับการนำเสนอข้อมูลได้

          6. เตรียมการนำเสนองานจริง

              หลังจากได้งานนำเสนอที่สมบูรณ์แล้ว ก่อนถึงเวบาที่จะต้องนำเสนอ ควรซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ที่เตรียม ควรมีการจับเวลาที่ใช้นำเสนอด้วยเพื่อจะได้ทราบเวลาบรรยายจริง และจะได้ปรับลดให้เหมาะสมยิ่งขึ้น

         7. การเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายแจกผู้เข้ารับฟัง

             สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่ขาดไม่ได้คือ จัดพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย แจกให้ผู้เข้าฟังจะทำให้ไม่ต้องเสียเวลาในการจดบันทึกสิ่งที่ได้นำเสนอไป   

การสร้างงานนําเสอนในโปรเเกรม PowerPoint 2003มี 3 วิธีดังนี้ี
   1.  การสร้างงานนําเสอนเปล่า
   2.  สร้างจากเเม่แบบและการออกแบบ
   3.  สร้างดว้ยตัวช่วยสร้างเนื้อหา

 วิธีที่  1 สร้างงานนำเสนอด้วยตัวช่วยสร้างเนื้อหาอัตโนมัติ ( AutoContent Wizard )
      วิธีนี้เหมาะกับท่านที่ไม่ค่อยมีเวลามากนัก  การสร้างงานนำเสนอวิธีนี้เป็นวิธีที่ง่ายที่สุด  เพราะเพียงเราบอก Microsoft  PowerPoint  2003  จะแนะนำเค้าโครงของ  การนำ เสนอมาให้และยังกำหนดว่าสไลด์แผนใดควรมีหัวข้ออะไรบ้าง  เราเพียงแก้ไขข้อความบางส่วนให้สมกับงานนำเสนอของเราก็ใช้ได้เลย นอกจากนี้    โปรแกรม PowerPoint  2003 ยังได้กำหนดลักษณะสีสันของสไลด์มาให้เบ็ดเสร็จ  ผู้ใช้ไม่ต้องจำเป็นต้องเสียเวลากำหนดพื้นสไลด์  แบบตัวอักษรหรือทำการตกแต่ง 

วิธีที่ 2 สร้างงานนำเสนอจากแม่แบบออกแบบ (Template)  

          วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่ต้องการกำหนดค่าต่าง ๆที่อยู่ภายในสไลด์ เช่น สีของตัวอักษรและลายพื้นหลัง เป็นการสร้างานนำเสนอที่ง่ายขึ้น

วิธีที่ 3 สร้างงานนำเสนอด้วยงานนำเสนอเปล่า ( Blank)

 วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการสร้างงานนำเสนอด้วยตัวเองทั้งหมด ไม่ต้องการให้ Microsoft  PowerPoint  2002แนะนำอะไรทั้งนั้นเรียกว่า ต้องการพึ่งลำแข้งของตนเพียงอย่างเดียว หากเลือกวิธีนี้เราจะต้องทำอะไรหลายต่อหลายอย่าง เช่น  ต้องกำหนดข้อความในแต่ละสไลด์  ลักษณะพื้นสไลด์    

เลือกสีและขนาดตัวอักษรให้เหมาะสม  ฯลฯ

การนำเสนอที่น่าสนใจ     

Jerry Seinfeld เคยกล่าวไว้ในรายการแสดงบรอดเวย์ของเขาว่า ถ้ามีให้เลือก คนทั่วไปเลือกที่จะลงไปนอนในโรงศพมากกว่าเลือกเป็นผู้กล่าวคำสรรเสริญคุณ ความดีของผู้เสียชีวิตเสียอีก แต่หากคุณต้องพูดต่อหน้าสาธารณชนแล้ว สิ่งสำคัญที่สุดก็คือการเตรียมตัวที่ดี เพื่อให้การนำเสนอประสบความสำเร็จและปราศจากความตึงเครียด การเตรียมพร้อมที่ดีหมายถึงคุณได้ค้นคว้าข้อมูลเกี่ยวกับผู้ฟังแล้ว คุณทราบเรื่องที่จะพูดเป็นอย่างดี สื่อประกอบการนำเสนอที่ทำมามีความชัดเจนและเข้าใจง่าย และคุณได้ฝึกฝนมาครั้งแล้วครั้งเล่า

     คำแนะนำที่น่าสนใจ: 
     1. รู้จักสถานที่ ทำความคุ้นเคยกับสถานที่ที่คุณจะพูด ให้มาถึงสถานที่นั้นก่อนเวลานัด เดินรอบๆ สถานที่ที่คุณจะใช้พูดและฝึกฝนการใช้ไมโครโฟนและเครื่องช่วยการนำเสนอต่างๆ

     2. รู้จักผู้ฟัง ทักทายผู้ฟังบางคนที่กำลังเดินเข้ามา โดยทักทายกลุ่มเพื่อนซึ่งง่ายกว่าการทักทายคนที่เราไม่รู้จัก

     3. รู้เนื้อหาที่จะพูด หากคุณไม่คุ้นเคยกับเนื้อหาที่จะพูดหรือไม่สบายใจกับเนื้อหาดังกล่าว คุณจะรู้สึกเครียดมากขึ้น ให้ฝึกพูดและดัดแปลงแก้ไขหากจำเป็น

     4. ผ่อนคลาย ผ่อนคลายความตึงเครียดด้วยการออกกำลังกาย

     5. นึกภาพตัวคุณกำลังพูด ลองนึกภาพคุณกำลังพูด เสียงดัง ชัดถ้อยชัดคำ และมีความมั่นใจ เมื่อคุณนึกภาพว่าคุณประสบความสำเร็จ คุณก็จะประสบความสำเร็จ

     6. ตระหนักว่าผู้ฟังอยากให้คุณประสบความสำเร็จ ผู้ฟังอยากให้คุณพูดอย่างน่าสนใจ โน้มน้าว มีเนื้อหาสาระ และสนุกสนานเพลิดเพลิน ผู้ฟังไม่ต้องการเห็นคุณล้มเหลว

     7. อย่ากล่าวคำขอโทษ หากคุณออกตัวเรื่องความตื่นเต้นของคุณ หรือขอโทษผู้ฟังในเรื่องที่คุณคิดว่าเป็นปัญหาของการพูดของคุณ ก็เท่ากับคุณดึงให้ผู้ชมหันมาสนใจในเรื่องที่พวกเขาไม่ได้สังเกตมาก่อน

     8. เปลี่ยนความตื่นเต้นให้เป็นพลังที่สร้างสรรค์ ใช้พลังงานจากความตื่นเต้นและเปลี่ยนให้เป็นความมีชีวิตชีวาและกระตือรือร้น

     9. หาประสบการณ์ ประสบการณ์สร้างความมั่นใจซึ่งเป็นองค์ประกอบสำคัญของการพูดอย่างมีประสิทธิภาพ